Nouveautés Formadmin

Retrouver une session supprimée

Une session supprimée par erreur peut être **restaurée depuis la liste des sessions**.

• Correction

  Restaurer une session depuis la liste

  Dans Sessions, choisissez le filtre Supprimé, puis cliquez sur Restaurer sur la ligne concernée. Une confirmation vous permet de vérifier la session avant de continuer.

  La session quitte la liste des sessions supprimées. Ses informations sont conservées, ainsi que son état d’archivage précédent. Cette action nécessite le droit de restauration des sessions.

Un raccordement de facturation électronique plus facile à vérifier

Les informations de votre organisme sont mieux vérifiées avant leur transmission pour l’activation de la facturation électronique.

• Amélioration

  Vérification des informations du raccordement

  Dans Facturation, les contrôles signalent les identifiants légaux ou techniques incomplets et les valeurs qui ne peuvent pas être acceptées par la plateforme. Vous pouvez les corriger avant de transmettre votre demande.

• Amélioration

  Renvoi du formulaire de vérification

  Lorsque votre raccordement est en attente de validation, l’action Renvoyer le formulaire KYC/KYB permet de demander un nouvel envoi à l’adresse enregistrée. Une confirmation est demandée avant la transmission.

  Si l’action est indisponible ou si le résultat n’est pas confirmé, contactez l’assistance pour vérifier le raccordement et la réception avant une nouvelle demande.

Conserver le numéro d’une facture après sa validation

La validation des factures est protégée contre les demandes répétées et les validations simultanées.

• Correction

  Une seule validation pour chaque facture

  Une facture déjà validée conserve son numéro définitif, même après un double clic ou une nouvelle demande depuis un ancien onglet. Un message indique qu’elle est déjà validée, sans lui attribuer un nouveau numéro ni régénérer son PDF.

  Le bouton devient inactif dès la confirmation. Lors de validations simultanées de plusieurs factures, leur numérotation est attribuée successivement. Si l’enregistrement échoue, la validation et l’avancement du compteur sont annulés ensemble.

  Où le trouver : Facturation → Fiche facture → Valider la facture.

Suivre les factures dès le raccordement de l’organisme

Le suivi automatique des statuts des factures peut démarrer dès que le raccordement de l’organisme est vérifié et que son émission est autorisée, **avant la première facture transmise**.

• Correction

  Un état de connexion plus clair

  Si le raccordement nécessite une vérification, la liste des factures affiche un message explicite et un lien Vérifier le raccordement vers le profil de l’organisme concerné. Elle évite les tentatives de connexion répétées lorsqu’une intervention est nécessaire.

  En cas d’indisponibilité temporaire du service, une nouvelle vérification reste automatique. La préparation du suivi ne transmet aucune facture.

  Où le trouver : Facturation → Liste des factures → Suivi des factures électroniques.

Un raccordement complet pour l’émission seule

Le raccordement en **émission seule** inclut désormais l’identifiant technique nécessaire au suivi des factures émises, tout en conservant votre réception auprès de la plateforme choisie.

• Correction

  Un identifiant calculé automatiquement

  Lors de l’activation depuis Facturation, l’identifiant d’émission est préparé à partir du SIREN. Il figure dans le récapitulatif avant transmission ; aucune saisie supplémentaire n’est nécessaire.

  La réception reste désactivée chez EsaLink lorsque vous avez choisi l’émission seule. L’identifiant passe ensuite par les étapes de validation de la plateforme avant de devenir actif.

  Pour les comptes existants qui n’ont pas cet identifiant, contactez l’assistance : leur raccordement peut être complété sans recréer le compte. Un identifiant déjà présent ou en attente est conservé.

Repérer et regrouper les anciennes affectations concurrentes

À l’ouverture d’une fiche session, un avertissement signale les anciennes interventions d’un même formateur qui se chevauchent sans être rattachées à une séance commune.

• Nouveauté

  Comprendre les conflits avant d’agir

  La fenêtre présente les sessions concernées, les dates, les horaires et les lieux. Elle explique les écarts qui empêchent un regroupement : horaires différents, adresses ou salles distinctes, ou droits insuffisants sur une session.

  La comparaison des adresses ignore les accents, les majuscules et les espaces superflus, sans modifier leur présentation enregistrée. Les différences de numéro, de rue, de complément d’adresse, de code postal, de ville ou de salle restent prises en compte.

  Les créneaux sans formateur peuvent être rapprochés des interventions du formateur principal de la session. Son affectation au créneau reste soumise à votre confirmation et est annoncée dans le récapitulatif.

  Choisissez Plus tard pour continuer votre consultation. L’indicateur Conflits de planning à vérifier permet de rouvrir la fenêtre. L’avertissement peut réapparaître si les données du planning changent.

  Où la trouver ? Sessions → Fiche session → Interventions des formateurs.

• Nouveauté

  Confirmer uniquement les séances compatibles

  Sélectionnez les journées dont les groupes suivent réellement une même séance, puis choisissez la session portant les heures rémunérées. En présentiel, les dates, horaires, lieux et salles doivent correspondre. En distanciel, les adresses peuvent différer et le lien de visioconférence reste facultatif.

  Le regroupement conserve les horaires, adresses, consignes, durées de formation, forfaits et documents existants. Les heures communes sont comptées une seule fois dans la rémunération horaire. Vérifiez les forfaits déjà saisis dans plusieurs sessions.

  Vous devez disposer du droit de modifier toutes les sessions concernées. Le logiciel revérifie les données avant d’enregistrer et journalise le regroupement dans chaque session. Si un contrôle échoue, aucun regroupement de la sélection n’est conservé.

  Où la trouver ? Fiche session → Conflits de planning à vérifier → Confirmer le regroupement sélectionné.

L’année de formation dans les conventions personnalisées

Les modèles personnalisés adaptés à cette évolution affichent **l’année de début de la session** dans la mention de participation, même si la convention est préparée l’année précédente.

• Correction

  Préparer les conventions de l’année suivante

  Une convention préparée en novembre 2026 pour une formation commençant en janvier 2027 indique désormais 2027 dans la mention de participation.

  Si la session se déroule sur deux années, l’année retenue est celle de son début. Si la date de début manque, le premier jour renseigné dans le calendrier est utilisé ; sans date exploitable, la mention indique « à préciser ».

  Les PDF déjà enregistrés restent inchangés. Pour actualiser cette mention, régénérez les conventions concernées qui ne sont pas encore signées.

Mieux distinguer la remise des factures et les retours de la plateforme

Les confirmations du support de la plateforme peuvent compléter le suivi d’une facture lorsque certains retours électroniques sont absents.

• Correction

  Un suivi plus précis

  Lorsqu’une confirmation est enregistrée, la liste des factures et le détail des envois précisent la situation : remise confirmée, facture déposée mais non remise, mise à disposition confirmée ou encaissement déclaré avec une notification en échec.

  Le cycle officiel reste visible. Une confirmation de remise permet de comprendre pourquoi certains statuts ne sont pas attendus, sans renvoyer la facture. Les situations qui demandent encore une intervention restent signalées.

• Correction

  Le circuit public précisé dans les nouvelles factures

  Les nouvelles générations de factures destinées à un acheteur public précisent aussi leur circuit dans les données électroniques du document. Les factures déjà déposées sont conservées.

  Où le trouver : Facturation → Factures → Détail électronique.

Relier plusieurs groupes à une séance commune

Plusieurs groupes suivent un même module avec le même formateur ? Vous pouvez maintenant relier leurs créneaux à une séance commune, tout en conservant une session et des documents distincts pour chaque groupe.

• Nouveauté

  Partager un module entre plusieurs groupes

  Par exemple, deux groupes suivent ensemble un module de 9 h à 12 h, puis poursuivent leur formation séparément. Vous rattachez uniquement le créneau du matin : les autres interventions de chaque session restent indépendantes.

  Chaque session conserve ses stagiaires, ses conventions, ses factures, ses présences et ses résultats. Le rattachement s’effectue entre les sessions d’un même organisme.

• Nouveauté

  Rattacher un groupe depuis sa fiche session

  Ajoutez un créneau avec le même formateur, à la même date et aux mêmes horaires que la séance existante. Le logiciel vous propose alors de rattacher le groupe si les conditions sont réunies :

  • En présentiel : les sessions partagent le même lieu et la même salle.
  • En distanciel : les sessions permettent le distanciel ; leurs adresses peuvent être différentes. Le lien de visioconférence est facultatif.

  Pour confirmer le rattachement :

  1. Vérifiez que les groupes suivent bien la même séance.
  2. Choisissez le mode de la séance et renseignez, si besoin, un intitulé de module.
  3. Sélectionnez la session qui porte les heures pour la rémunération horaire du formateur.
  4. Cliquez sur Rattacher à cette séance commune.

  Si la séance possède déjà un lien de visioconférence, il est repris. Les autres conflits de planning restent bloqués : le rattachement est volontaire et concerne uniquement le créneau commun.

  Où la trouver ? Planning ou fiche session → Interventions des formateurs → Ajouter un créneau.

• Nouveauté

  Une intervention, plusieurs sessions

  Le planning général et l’espace formateur présentent la séance une seule fois, avec un indicateur du nombre de sessions et des liens vers les groupes accessibles.

  Dans le détail du créneau, le numéro de session apparaît sous la formation. Depuis une fiche session, le lien Interventions des formateurs ferme la fenêtre de détail et vous amène directement à la carte correspondante.

• Nouveauté

  Des heures communes prises en compte dans les bilans

  Les heures communes sont rémunérées une seule fois dans le calcul horaire, sur la session choisie. Cette répartition est reprise dans le récapitulatif des rémunérations, les statistiques et le pilotage financier.

  Lors de leur génération, les conventions de sous-traitance, les ordres de mission et les contrats vacataires reprennent la rémunération prévue pour le formateur sur chaque session, y compris un montant nul.

  Les montants fixes et les frais déjà enregistrés sont conservés. Si un forfait est renseigné dans chacune des sessions, vérifiez les montants convenus avec le formateur : le rattachement ne les réduit pas automatiquement.

  Dans le BPF, les heures communes du formateur ne sont comptées qu’une fois lorsque plusieurs sessions concernées figurent dans le bilan. Les heures suivies par les stagiaires restent propres à chaque groupe. Les règles de sélection des sessions facturées restent identiques.

  Un avertissement signale les données manquantes ou incohérentes qui empêchent de calculer une rémunération ou de décompter les heures communes. Les totaux concernés sont alors à compléter.

• Nouveauté

  Des modifications confirmées

  Depuis la carte Interventions des formateurs, le bouton Modifier la séance affiche un récapitulatif des sessions concernées. Après confirmation, les horaires sont mis à jour pour tous les groupes rattachés.

  Le bouton Retirer ce groupe retire uniquement le créneau de cette session. Les autres groupes conservent leur séance. Si la session qui portait les heures est retirée, la confirmation précise à quelle session restante elles seront imputées.

  Avant d’annuler ou de supprimer une session, retirez ses créneaux communs afin de confirmer leur maintien et l’imputation des heures dans les autres groupes.

  Où la trouver ? Fiche session → Interventions des formateurs → Modifier la séance ou Retirer ce groupe.

Des attestations de compétences avec des heures vérifiées

Repérez les informations manquantes avant de générer ou d’envoyer les attestations de compétences de vos stagiaires.

• Nouveauté

  Des dossiers à compléter clairement signalés

  Dans la session, des indicateurs précisent les données à vérifier pour les stagiaires inscrits et non annulés : assiduité à renseigner, résultat à vérifier, présence à vérifier ou compétences à évaluer. Les liens ouvrent l’onglet Compétences et résultats, sur la ligne concernée.

  La génération et l’envoi vérifient l’inscription, la présence, les heures réellement suivies, les compétences évaluées et le résultat enregistré. Une assiduité à zéro bloque la génération. Un résultat « Non validé » renseigné permet de produire une attestation fidèle aux compétences évaluées.

  Si une sélection contient des dossiers complets et incomplets, vous pouvez poursuivre uniquement avec les attestations prêtes. Les autres dossiers sont signalés avec les informations à corriger.

  Lors de la génération et avant l’envoi, les messages précisent aussi la donnée à vérifier dans les compétences ou le résultat. Par exemple, une présence totale enregistrée avec zéro heure est signalée comme une assiduité à renseigner. Les liens Corriger conduisent à la ligne concernée.

  Où la trouver ? Sessions → Fiche session → Stagiaires → Actions → Attestations de compétences.

• Nouveauté

  Une saisie plus rapide de l’assiduité

  Dans Compétences et résultats, reprenez la durée de la session pour un stagiaire ou une sélection, après confirmation de leur présence sur toute la session.

  Seules les assiduités manquantes ou à zéro sont renseignées. Les heures déjà saisies, les présences partielles, les absences et les abandons sont conservés. Pour ces situations, indiquez les heures réellement suivies dans le tableau des résultats.

  Où la trouver ? Sessions → Fiche session → Compétences et résultats → Résultat.

Découvrir le service de site internet connecté à Formadmin

Une page présente les possibilités d’un site internet relié à Formadmin et permet de demander une étude adaptée à votre organisme.

• Amélioration

  Comprendre les possibilités d’un site connecté

  Découvrez comment présenter votre catalogue, vos programmes et vos sessions, puis recueillir les demandes de devis et les préinscriptions depuis votre site.

  Des exemples illustrés et une foire aux questions permettent de préparer votre projet. La création ou l’évolution du site fait l’objet d’une étude selon les besoins de votre organisme.

  Où la trouver ? Site Formadmin → Votre site internet connecté à Formadmin.

• Amélioration

  Contacter Formadmin au sujet de votre projet

  Le bouton « Nous contacter pour l’étude » ouvre le formulaire de contact avec le sujet « Étude d’un site internet connecté à Formadmin » déjà sélectionné.

  Vous pouvez compléter le message avec votre site actuel, les formations à présenter et les demandes que vous souhaitez recevoir.

  Où la trouver ? Page du service → Nous contacter pour l’étude.

Vos indicateurs de formation sur la période de votre choix

Retrouvez les inscriptions, les présences et la satisfaction des stagiaires pour une année civile ou une période personnalisée.

• Nouveauté

  Des chiffres lisibles et vérifiables

  Dès Certif

  Choisissez vos dates, votre organisme et votre formation. Les sessions sont retenues selon leur date de fin, archives comprises.

  • Distinguez les inscriptions, les participations réalisées et les personnes formées, comptées une seule fois sur la période.
  • Consultez les présences totales et partielles, les absences et les abandons.
  • Retrouvez séparément la satisfaction à chaud et à froid, avec le nombre de réponses.

  Un avertissement signale les présences non renseignées et les questionnaires sans note exploitable. Cliquez sur un indicateur pour consulter les sessions concernées ; les règles de calcul sont accessibles sur la page.

  Où la trouver ? Pilotage → Indicateurs de formation.

• Nouveauté

  Des exports de toute la période

  Dès Certif

  Téléchargez une synthèse PDF ou un classeur Excel comprenant les totaux et les détails par formation et par session. Les exports reprennent toute la sélection, même lorsque le tableau comporte plusieurs pages.

  Les droits des collaborateurs permettent de séparer la consultation et l’export des indicateurs.

  Dans l’en-tête du tableau Détail, les boutons Exporter le détail en Excel et Exporter le détail en PDF reprennent le regroupement par session ou par formation ainsi que l’indicateur sélectionné, sur toutes les pages. Le PDF détaillé est présenté en paysage avec les en-têtes du tableau répétés sur chaque page.

  Où la trouver ? Pilotage → Indicateurs de formation → Tout exporter en Excel / Synthèse PDF.

Des règlements affichés en TTC sur les factures

Les PDF des factures affichent les montants payés en cohérence avec la TVA de la facture.

• Correction

  Des montants payés et un solde cohérents

  Le montant payé reprend désormais le TTC enregistré du règlement, y compris lorsque la TVA est choisie sur les lignes et que le taux du profil est vide.

  • Pour les anciens règlements sans TTC enregistré, le calcul utilise les totaux de la facture.
  • Les arrondis des versements sont harmonisés avec le total payé.
  • La mention « Facture acquittée » correspond à un solde TTC nul.

  La correction s’applique lors de la génération du PDF ou de l’actualisation de sa copie avec les règlements. Les originaux déjà transmis restent conservés.

  Où la trouver ? Facturation → Factures → PDF de la facture.

Exporter toutes les factures filtrées sans charger toutes les pages

Récupérez toutes les factures de votre sélection, même sur une année complète, tout en conservant un tableau paginé.

• Amélioration

  Un export complet pour votre tableur

  Le bouton « Tout exporter — CSV » reprend les filtres, la recherche et le tri de la liste, toutes pages confondues. Le fichier s’ouvre dans Excel ou LibreOffice.

  Le tableau affiche 25, 50 ou 100 factures par page pour éviter les chargements trop volumineux. Les boutons Excel, PDF et Imprimer restent disponibles pour la page affichée.

  Où la trouver ? Facturation → Factures → Tout exporter — CSV.

• Amélioration

  Télécharger les PDF de la sélection

  Le bouton « Tout télécharger — ZIP », sous la liste, regroupe les PDF existants correspondant aux mêmes filtres et à la même recherche.

  • Une progression indique l’avancement de la préparation.
  • Vous pouvez reprendre après une interruption ou annuler la préparation.
  • Les PDF indisponibles sont signalés dans un récapitulatif, également inclus dans le ZIP.

  Les exports respectent vos droits d’accès et ne modifient pas les factures. Gardez la page ouverte pendant leur préparation.

  Où la trouver ? Facturation → Factures → Tout télécharger — ZIP.

Retrouver les contacts d’assistance dans la convocation

Les convocations stagiaires précisent qui contacter pour une question ou une difficulté avant, pendant ou après la formation.

• Amélioration

  Des contacts d’assistance pédagogique et technique

  Le PDF et le mail de convocation indiquent les contacts utiles :

  • Le numéro du formateur associé à la session, lorsqu’il est renseigné.
  • Le nom, le téléphone et l’e-mail de l’organisme, repris de son profil.

  La mention couvre l’assistance avant, pendant et après la formation. Régénérez les convocations déjà créées pour actualiser leur PDF.

  Où la trouver ? Session → Documents stagiaires → Convocations.

• Amélioration

  Identifier le référent handicap

  La convocation mentionne notre référent handicap pour préparer les aménagements nécessaires avant la formation.

  Lorsqu’elles sont renseignées, ses coordonnées apparaissent sous cette mention :

  • Le contact propre à la formation est utilisé en priorité.
  • À défaut, le contact accessibilité du profil de l’organisme est repris.

  Si aucun contact n’est disponible, seule la phrase générale est affichée. Les convocations déjà créées doivent être régénérées pour intégrer cette présentation.

Retrouver les nouveautés de Formadmin au même endroit

Consultez les nouvelles fonctions, les améliorations et les corrections disponibles dans Formadmin, avec un historique depuis le 1er octobre 2026.

• Nouveauté

  Un journal accessible depuis l’aide et le site

  Toutes les offres

  Retrouvez le journal des nouveautés à deux endroits :

  • Dans le logiciel : rubrique Documentation → Nouveautés.
  • Sur le site internet : entrée « Nouveautés » du menu principal, présente sur toutes les pages.

  Chaque note explique ce qui a changé et indique, lorsque c’est utile, où retrouver la fonction.

  Où la trouver ? Documentation → Nouveautés dans le logiciel, ou Nouveautés dans le menu principal du site.

• Nouveauté

  Rechercher les évolutions qui vous concernent

  Toutes les offres

  Utilisez un mot-clé ou filtrez les notes par :

  • Module.
  • Type de changement.
  • Période.

  La recherche accepte les mots avec ou sans accents.

  Où la trouver ? Les filtres en haut du journal des nouveautés.

• Nouveauté

  Les dernières nouveautés dès l’accueil

  Toutes les offres

  Un encart sur le tableau de bord présente les dernières publications.

  Vous pouvez ouvrir le journal complet depuis cet encart.

  Où la trouver ? Accueil du logiciel → Les dernières nouveautés.

• Amélioration

  Un menu adapté à la largeur du contenu

  Toutes les offres

  Sur ordinateur, les entrées du menu se répartissent sur la même largeur que le contenu, y compris sur les grands écrans.

  Les liens restent sur une ligne et le menu mobile reste accessible sur les petits écrans.

• Amélioration

  Des détails de nouveautés plus faciles à lire

  Toutes les offres

  Les descriptions conservent leurs paragraphes, listes et points clés en gras, dans le logiciel comme sur le site.

  Les textes de l’historique depuis le 1er octobre ont été repris pour séparer les étapes et les conditions à respecter. Cette présentation est également utilisée pour les futures publications.

• Amélioration

  Repérer l’abonnement minimal de chaque fonction

  Toutes les offres

  Lorsqu’un abonnement minimal est renseigné, un badge à côté du point indique le niveau nécessaire : « Dès BPF », « Dès Certif », « Dès Pro » ou « Dès Multi-organisme ».

  Si aucun niveau n’est renseigné, le point reste publié sans indicateur d’abonnement.

  La mention « Toutes les offres » identifie les améliorations communes, comme le journal des nouveautés. Les droits métier restent nécessaires pour utiliser les fonctions concernées.

Réinitialiser la rémunération masquée dans le formulaire de session

Les anciens montants de rémunération sont effacés à l’enregistrement lorsqu’ils ne correspondent plus au statut du formateur sélectionné.

• Correction

  Réinitialiser les champs masqués

  Dès BPF

  Lors de l’enregistrement d’une session, si le formateur sélectionné n’est pas indépendant, les champs de rémunération masqués sont réinitialisés :

  • Le taux horaire passe à zéro.
  • La rémunération devient non renseignée.

  Un ancien montant ne se reporte ainsi plus sur le formateur remplaçant.

  Cette correction s’applique aux formulaires intra, inter et intervention/conseil, y compris lorsque le formateur est déjà sélectionné à l’ouverture de la page.

  Où la trouver ? Sessions → Modifier une session → Formateur.

Créer, délivrer et envoyer des diplômes personnalisés

Composez votre modèle de diplôme à partir d’un fond PDF, associez-le à une formation, puis délivrez et envoyez les diplômes depuis vos sessions.

• Nouveauté

  Un éditeur visuel de diplômes

  Dès Pro

  Importez un PDF d’une page pour servir de fond à votre diplôme, puis composez votre modèle :

  • Positionnez vos textes, les informations à personnaliser et votre logo.
  • Ajoutez le nom du signataire et son image de signature depuis les variables : ils sont repris du profil de l’organisme.
  • Ajustez les polices, les couleurs, les dimensions et les alignements.

  Le panneau de propriétés intègre un éditeur de texte avec mise en forme : gras, italique, soulignement et couleur sur certains mots. Ces styles sont conservés dans le PDF d’essai, y compris sur les variables de personnalisation.

  Les accents sont pris en charge et les textes trop longs sont signalés.

  Où la trouver ? Menu du logiciel → Modèles de documents → Diplômes.

• Nouveauté

  Enregistrer, réutiliser et vérifier un modèle

  Dès Pro

  Enregistrez les modèles de votre organisme, retrouvez-les dans la liste et dupliquez-les pour préparer une variante.

  Avant de l’utiliser, téléchargez un PDF d’essai avec des noms, des dates et des résultats fictifs pour valider la mise en page.

  Où la trouver ? Modèles de documents → Diplômes → Aperçu du PDF final.

• Nouveauté

  Choisir le diplôme d’une formation

  Dès Pro

  Dans la fiche formation :

  1. Activez « Délivrer un diplôme personnalisé ».
  2. Choisissez un modèle de votre organisme.
  3. Enregistrez la formation.

  Vous pouvez ouvrir l’éditeur dans un nouvel onglet. Plusieurs formations peuvent partager le même modèle.

  Une carte « Diplôme » sous le programme permet de visualiser le modèle et d’ouvrir son aperçu PDF en grand. Le titre et la durée de la formation sont repris dans l’aperçu ; les informations du stagiaire et de la session restent fictives.

  Où la trouver ? Formations → Modifier une formation → Diplôme.

• Nouveauté

  Délivrer les diplômes depuis une session

  Dès Pro

  Dans l’onglet « Diplômes » de la session :

  1. Sélectionnez les stagiaires, choisissez la date d’obtention et ajustez leur mention.
  2. Vérifiez leurs résultats et prévisualisez le document nominatif.
  3. Générez les diplômes, puis téléchargez les PDF individuellement ou dans un ZIP.

  Avant de générer un diplôme :

  • Un résultat non renseigné ou « Échec » (affiché « Non validé » dans les résultats) bloque la sélection, l’aperçu et la génération. Une explication figure sur la ligne du stagiaire.
  • Renseignez le résultat dans « Compétence & Résultat » : la présence ou un résultat détaillé seuls ne suffisent pas.
  • Si le modèle nécessite un résultat détaillé manquant, le message propose un lien vers le champ du stagiaire. Il s’ouvre dans un nouvel onglet pour conserver votre sélection.
  • Les participations annulées ne sont pas proposées.

  Chaque nouvelle version délivrée est inscrite dans les logs de la session et du stagiaire, avec sa date, son auteur et son numéro de version. Un aperçu ou une nouvelle tentative identique ne crée pas de trace de génération supplémentaire.

  Où la trouver ? Sessions → Fiche de la session → Diplômes.

• Nouveauté

  Retrouver les diplômes dans les documents et l’espace stagiaire

  Dès Pro

  Les PDF délivrés sont disponibles à plusieurs endroits :

  • Session → Documents stagiaires : la colonne « Diplôme » donne accès à la dernière version de chaque stagiaire. Le bouton « Téléchargement ZIP » regroupe les dernières versions affichées, sans les anciennes.
  • Fiche du stagiaire : retrouvez ses diplômes délivrés.
  • Espace personnel du stagiaire : la dernière version figure dans son tableau des documents.

  L’historique complet reste disponible dans l’onglet « Diplômes » de la session. Générer une nouvelle version ne remplace pas les PDF déjà délivrés.

  Aucun courriel n’est envoyé automatiquement lors de la génération.

  Où la trouver ? Session → Documents stagiaires, ou Fiche stagiaire → Diplômes.

• Nouveauté

  Envoyer les diplômes aux stagiaires

  Dès Pro

  Pour envoyer les diplômes individuellement :

  1. Sélectionnez les stagiaires dans la session.
  2. Choisissez « Actions → Envoyer les diplômes par e-mail ».
  3. Vérifiez ou modifiez l’objet et le contenu du mail prérempli, puis cliquez sur « Envoyer ».

  La même fenêtre que pour les convocations s’ouvre, avec l’éditeur Summernote. Le modèle reprend le logo et le nom de l’organisme, la formation, ses dates et la signature du profil. La mise en forme est conservée dans le mail envoyé.

  Chaque stagiaire reçoit son dernier diplôme délivré, sans régénération du document. Le bouton « Envoyer les diplômes » de l’onglet Diplômes ouvre également cette fenêtre commune.

  Où la trouver ? Session → Stagiaires → Actions → Envoyer les diplômes par e-mail.

• Nouveauté

  Envoyer les diplômes aux clients dans un ZIP

  Dès Pro

  Dans « Édition des documents clients », choisissez « Envoyer les diplômes en ZIP par e-mail ».

  • Chaque client reçoit une archive distincte contenant les derniers diplômes des stagiaires qui lui sont rattachés dans la session.
  • Le message est adressé à son contact principal, ou à l’adresse du client à défaut.
  • L’objet et le contenu du mail sont modifiables avant l’envoi.

  Où la trouver ? Session → Édition des documents clients → Envoyer les diplômes en ZIP par e-mail.

• Nouveauté

  Vérifier les conditions d’envoi et suivre le résultat

  Dès Pro

  Pour envoyer ou renvoyer un diplôme, ouvrez un nouveau mail et cliquez sur « Envoyer ». La fenêtre n’affiche ni liste supplémentaire de destinataires, ni case de confirmation pour le renvoi.

  Les envois sont contrôlés :

  • Un résultat non renseigné ou « Échec » bloque l’envoi, même si le diplôme a été généré auparavant.
  • Les stagiaires concernés sont exclus des ZIP clients, avec un message explicatif. Aucun client ne reçoit de ZIP vide.
  • Les résultats sont vérifiés à nouveau au moment de l’envoi. Si un résultat a été effacé ou est passé à « Échec » depuis la préparation du mail, l’envoi concerné est bloqué et doit être préparé à nouveau.
  • Les diplômes manquants, les adresses invalides et les pièces jointes dépassant 10 Mo sont signalés. Les documents restent téléchargeables.

  Après l’envoi, un bilan s’affiche. Les logs de la session et du stagiaire conservent l’auteur, la date, la version et le résultat de chaque envoi.

  « Envoyé » indique la remise au service d’envoi, sans confirmer la réception ou la lecture. Si un envoi échoue, préparez une nouvelle tentative. Si son résultat reste incertain, vérifiez les logs et contactez l’assistance avant de réexpédier.

• Nouveauté

  Abonnement et droits nécessaires

  Dès Pro

  La création, la génération et l’envoi nécessitent :

  • Une offre Pro ou Multi-organisme.
  • Le droit « Diplômes personnalisés ».
  • Les permissions métier correspondantes.

  Le retrait du droit de génération ne supprime pas les diplômes déjà délivrés.

Définir de nouvelles modalités financières dans vos conventions

Préparez vos conventions avec un prix fixe, une rémunération définie en annexe financière ou une prestation gratuite.

• Nouveauté

  Choisir une rémunération selon une annexe financière

  Dès BPF

  Choisissez le mode « Selon annexe financière », puis renseignez la référence et le contenu de votre accord :

  • Partage de marge ou de bénéfices.
  • Commission ou forfait.
  • Autres modalités convenues entre les parties.

  L’annexe est intégrée au PDF de la convention.

  Où la trouver ? Sessions → Modifier → Rémunération — convention client.

• Nouveauté

  Mettre en forme le contenu de l’annexe

  Dès BPF

  L’éditeur permet d’utiliser le gras, l’italique, le souligné et les listes dans l’annexe financière.

  La mise en forme est conservée dans le PDF de la convention.

  Où la trouver ? Mode « Selon annexe financière » → Contenu de l’annexe.

• Amélioration

  Des options plus faciles à repérer

  Dès BPF

  Deux ajustements facilitent la saisie :

  • Les outils actifs de l’éditeur sont mis en évidence.
  • Les choix « En présentiel » et « En distanciel » sont mieux alignés.
• Correction

  Des clauses financières cohérentes avec le mode choisi

  Dès BPF

  Les clauses financières sont adaptées au mode de rémunération choisi : paiement, frais et conséquences d’annulation.

  Régénérez la convention pour prendre en compte une modification de ses modalités.

Préparer deux périodes par jour et des émargements plus lisibles

La préparation des journées de formation et la lecture des documents ont été améliorées.

• Nouveauté

  Définir deux périodes dans une journée

  Dès BPF

  Renseignez deux plages de formation dans une même journée de session, plutôt qu’une seule période.

  Où la trouver ? Session → Planning.

• Amélioration

  Regrouper les journées consécutives dans les plannings mensuels

  Dès BPF

  Dans la vue mensuelle du planning, les journées consécutives sont regroupées pour faciliter la lecture des périodes de formation.

  Où la trouver ? Planning mensuel.

• Correction

  Des fiches d’émargement globales mieux présentées

  Dès BPF

  La mise en page des fiches d’émargement globales a été ajustée pour éviter les décalages et améliorer leur lisibilité.

• Correction

  Une signature d’e-mail affichée une seule fois

  Dès BPF

  Le nom du signataire n’est plus répété dans la signature des e-mails concernés.

Exporter vos clients et adapter les relances de factures

Retrouvez plus rapidement vos clients et adaptez le suivi de paiement à chaque relation commerciale.

• Nouveauté

  Exporter la liste des clients avec les filtres choisis

  Dès BPF

  L’export CSV des clients reprend vos filtres de recherche.

  Il peut également inclure les informations du contact principal du client.

  Où la trouver ? Clients → Liste → Export CSV.

• Nouveauté

  Personnaliser les relances automatiques par client

  Dès Certif

  Adaptez les réglages de relance d’un client lorsque son suivi diffère du fonctionnement général de l’organisme.

  Où la trouver ? Fiche client → Réglages des relances de factures.

• Amélioration

  Parcourir une liste de clients plus réactive

  Dès BPF

  La liste des clients bénéficie de deux améliorations :

  • Un chargement plus rapide.
  • Un accès à l’export facilité.
• Correction

  Sélectionner l’année suivante dans les indicateurs

  Dès Pro

  Les filtres de chiffre d’affaires permettent de sélectionner l’année suivante, pour préparer son suivi.

  Où la trouver ? Tableau de bord → Filtres de période.

Des tarifs et des dates plus cohérents pour les sessions mutualisées

La présentation des sessions partagées entre plusieurs clients et celle des dates consécutives ont été améliorées.

• Correction

  Retrouver les bons tarifs des sessions mutualisées

  Dès BPF

  Dans les sessions mutualisées, le suivi des tarifs a été fiabilisé pour :

  • Les participants.
  • Les clients rattachés à la session.

  Où la trouver ? Sessions mutualisées → Clients et stagiaires.

• Amélioration

  Lire plus facilement les périodes de formation

  Dès BPF

  Les dates consécutives de formation sont regroupées lorsque la présentation du planning le permet.

Choisir le délai d’envoi des questionnaires de satisfaction

Adaptez l’envoi automatique des questionnaires de satisfaction à votre organisation.

• Nouveauté

  Automatiser les évaluations à chaud des stagiaires

  Dès Certif

  Définissez le délai d’envoi après la session des questionnaires de satisfaction à chaud.

  Les évaluations sont envoyées automatiquement selon ce réglage, pour limiter les envois manuels.

  Où la trouver ? Paramètres des évaluations stagiaires.

Mieux suivre les questionnaires et les dépôts de factures

Les retours de suivi sont plus explicites et les envois de questionnaires sont mieux surveillés.

• Amélioration

  Repérer les questionnaires formateurs dont l’envoi est en retard

  Dès Certif

  Le suivi des évaluations permet de :

  • Repérer les questionnaires formateurs attendus dont l’envoi est en retard.
  • Rattraper certains envois manqués.

  Où la trouver ? Suivi des évaluations formateurs.

• Amélioration

  Distinguer un dépôt de facture accepté

  Dès BPF

  Les libellés du suivi de facturation électronique permettent de distinguer un dépôt de facture accepté.

  Où la trouver ? Facturation électronique → Suivi des factures.

• Correction

  Préparer les documents du premier catalogue

  Dès BPF

  Lors de la création des premiers éléments du catalogue, les emplacements nécessaires aux documents sont préparés.

  Où la trouver ? Formations.

Saisir les présences depuis les stagiaires de la session

Le suivi de présence se rapproche des fiches stagiaires et plusieurs calculs ont été fiabilisés.

• Nouveauté

  Gérer la présence depuis la carte du stagiaire

  Dès BPF

  Les actions de présence sont accessibles directement depuis la carte du stagiaire dans la session.

  Où la trouver ? Session → Stagiaires.

• Amélioration

  Demander la complétion d’une fiche depuis le portail formateur

  Dès Pro

  Depuis son portail, le formateur peut demander au stagiaire de compléter ses informations, lorsque le parcours le prévoit.

  Où la trouver ? Portail formateur → Stagiaires.

• Correction

  Éviter les heures comptées plusieurs fois dans le BPF

  Dès BPF

  Le calcul du bilan pédagogique et financier tient compte des factures rattachées aux clients.

  Les mêmes heures ne sont plus comptées plusieurs fois à cause de ces rattachements.

  Où la trouver ? Bilan pédagogique et financier.

• Correction

  Retrouver plus facilement les sessions du formateur

  Dès Certif

  Le tri et la recherche des sessions dans le portail formateur ont été corrigés.

Automatiser les relances et retrouver vos repères dans les sessions

Le suivi administratif progresse avec des relances configurables et une navigation plus pratique.

• Nouveauté

  Configurer les relances automatiques de factures

  Dès Certif

  Paramétrez les relances automatiques de factures pour :

  • Limiter les rappels manuels.
  • Harmoniser les e-mails envoyés aux clients.

  Où la trouver ? Paramètres de facturation → Relances.

• Nouveauté

  Envoyer les attestations lorsque tous les dossiers sont complets

  Dès Certif

  Préparez l’envoi groupé des attestations de compétences lorsque les dossiers de la session sont complets.

  Les informations attendues doivent être renseignées pour tous les stagiaires avant de préparer l’envoi.

  Où la trouver ? Session → Documents stagiaires.

• Amélioration

  Consulter les détails d’un événement du planning

  Dès BPF

  Les infobulles du planning regroupent les détails dans des sections lisibles :

  • La session concernée.
  • Le lieu de formation.
  • Les informations de l’intervention.

  Où la trouver ? Planning.

• Amélioration

  Retrouver votre position dans la liste des sessions

  Dès BPF

  La liste des sessions conserve vos réglages de consultation.

  La pagination est également disponible en haut du tableau, pour naviguer sans revenir en bas de la page.

  Où la trouver ? Sessions → Liste.

Faire signer les ordres de mission des formateurs

Le suivi des ordres de mission est enrichi et plusieurs documents sont plus lisibles.

• Nouveauté

  Préparer un ordre de mission pour signature électronique

  Dès Pro

  Transmettez l’ordre de mission au formateur pour la signature électronique.

  Suivez ensuite sa signature depuis Formadmin.

  Où la trouver ? Session → Formateurs → Ordre de mission.

• Amélioration

  Comprendre pourquoi un planning est nécessaire

  Dès BPF

  Avant la préparation d’un document de présence ou d’un ordre de mission, un message explique les informations de planning à compléter.

• Correction

  Des questionnaires sans chevauchement d’en-tête

  Dès Certif

  Les en-têtes des questionnaires de satisfaction ne chevauchent plus le contenu du document.

• Correction

  Des quantités de facture plus lisibles

  Dès BPF

  Les quantités entières des lignes de facture s’affichent sans décimales inutiles.

  Où la trouver ? Factures → Lignes de facture.

La signature électronique dépend de votre offre.

Retrouver les informations stagiaires et leurs attestations

La saisie des informations stagiaires et la génération des attestations ont été améliorées.

• Correction

  Retrouver la profession déjà renseignée

  Dès Certif

  Le formulaire ouvert depuis le portail formateur reprend la profession déjà enregistrée du stagiaire.

  Où la trouver ? Portail formateur → Fiche stagiaire.

• Correction

  Générer les attestations aux intitulés longs

  Dès BPF

  Les noms des fichiers d’attestation sont adaptés aux intitulés de formation longs, pour éviter un blocage lors de la génération.

Faire signer vos devis et mieux suivre vos documents

La signature des devis est disponible et plusieurs parcours de documents ont été fiabilisés.

• Nouveauté

  Faire signer un devis avec un code reçu par e-mail

  Dès Pro

  Pour faire signer un devis :

  1. Préparez le devis pour la signature.
  2. Transmettez le lien au signataire, qui valide avec un code reçu par e-mail.
  3. Suivez la validation depuis la fiche du devis.

  Où la trouver ? Devis → Ouvrir un devis → Signature.

• Amélioration

  Voir les prestations libres sur le devis

  Dès BPF

  Les prestations saisies librement sont affichées :

  • Dans l’écran de préparation du devis.
  • Dans le PDF, même sans formation sélectionnée dans le catalogue.

  Où la trouver ? Devis → Modifier.

• Amélioration

  Être informé de la signature d’un document

  Dès Pro

  Les notifications de signature permettent de retrouver le document signé et la session concernée.

• Correction

  Conserver les informations de la facture acquittée

  Dès BPF

  La copie acquittée conserve :

  • Les données historiques de la facture.
  • Le modèle de facture habituel de l’organisme.

  Où la trouver ? Facture → Copie acquittée.

• Correction

  Retrouver les sélections de partage d’un dossier

  Dès Certif

  Lors de la modification d’un dossier, les choix de partage déjà enregistrés sont conservés.

  Où la trouver ? Documents → Modifier un dossier.

La signature électronique dépend de votre offre.

Des horaires de signature de présence cohérents

Les dates et heures de signature suivent le fuseau horaire défini dans le profil.

• Correction

  Retrouver l’heure locale de signature

  Dès BPF

  Les dates et heures de signature de présence respectent le fuseau horaire défini dans le profil de l’organisme.

  Où la trouver ? Suivi de présence et documents d’émargement.

Préparer les déclarations du Passeport de prévention

Retrouvez les informations nécessaires à la préparation de vos déclarations depuis les formations et les sessions.

• Nouveauté

  Préparer les données du Passeport de prévention

  Dès Pro

  Avant de préparer les fichiers d’export, contrôlez les informations du Passeport de prévention :

  • Les données de la formation.
  • Les informations de la session.
  • Les renseignements des participants.

  Où la trouver ? Formation et session → Passeport de prévention.

• Amélioration

  Des fiches formation présentées en cartes

  Dès BPF

  La fiche formation regroupe les informations dans des cartes distinctes :

  • Le contenu de la formation.
  • Les documents associés.
  • Les réglages de la formation.

  Où la trouver ? Formations → Ouvrir une formation.

Les fonctions disponibles dépendent de votre offre et des options activées.

Des informations de lieu plus faciles à retrouver

L’accès aux cartes et aux plans de formation a été fiabilisé.

• Correction

  Consulter la carte du lieu de formation

  Dès Pro

  L’affichage des fonds de carte a été corrigé pour faciliter la consultation du lieu de formation.

• Correction

  Télécharger le plan d’accès actualisé

  Dès Pro

  Le lien de téléchargement reprend la version actualisée du plan d’accès PDF, après sa mise à jour.

  Où la trouver ? Lieu de formation → Plan d’accès.

Des conventions à signer en ligne et des PDF plus légers

Le parcours des conventions est enrichi et les documents sont plus faciles à consulter et à transmettre.

• Nouveauté

  Préparer et faire signer vos conventions en ligne

  Dès Pro

  Préparez une convention pour la signature en ligne et suivez son avancement depuis Formadmin.

  Les conventions globales permettent de regrouper plusieurs sessions d’un même client dans un document.

  Où la trouver ? Conventions du client ou actions du client dans la session.

  Consulter le guide →
• Amélioration

  Transmettre des conventions moins volumineuses

  Dès BPF

  Les images des conventions et de certains documents du profil sont optimisées pour produire des PDF moins volumineux, plus faciles à transmettre.

• Amélioration

  Voir les dates de préparation et d’envoi

  Dès BPF

  Les informations de la convention affichent les dates de préparation et d’envoi, directement depuis la session.

  Où la trouver ? Session → Clients.

• Correction

  Un filtre client cohérent dans la liste des factures

  Dès BPF

  Le filtre client de la liste des factures reprend correctement le client sélectionné.

  Où la trouver ? Factures → Liste.

Certaines fonctions de signature et de conventions globales dépendent de votre offre.

Retrouver vos sessions et préparer les ordres de mission

La recherche des sessions et la préparation des documents gagnent en lisibilité.

• Amélioration

  Filtrer les sessions par formateur

  Dès BPF

  Utilisez le filtre par formateur pour retrouver les sessions d’un intervenant.

  Les filtres sont présentés sur deux lignes pour faciliter leur utilisation.

  Où la trouver ? Sessions → Liste des sessions.

• Correction

  Des ordres de mission avec des dates cohérentes

  Dès BPF

  La préparation des ordres de mission :

  • Signale les affectations incomplètes.
  • Reprend les dates prévues pour l’intervention.

  Où la trouver ? Session → Formateurs → Ordre de mission.

• Correction

  Conserver le format du numéro de sécurité sociale à l’export

  Dès BPF

  L’export Excel conserve le numéro de sécurité sociale au format texte.

  Le numéro n’est plus transformé en notation scientifique à l’ouverture du fichier.

  Où la trouver ? Export des stagiaires.

Un suivi plus précis des échanges de facturation électronique

Les informations de suivi sont mieux rapprochées pour faciliter le contrôle des échanges.

• Amélioration

  Vérifier les rapprochements de facturation

  Dès BPF

  Consultez le suivi des transmissions et des retours de facturation électronique.

  Les rapprochements vous aident à repérer les éléments qui nécessitent une vérification.

  Où la trouver ? Facturation électronique → Suivi des échanges.

Inscrire vos stagiaires plus vite et automatiser les évaluations

Gagnez du temps lors de la préparation d’une session et du suivi des évaluations formateurs.

• Nouveauté

  Importer les stagiaires d’une session par fichier CSV

  Dès Pro

  Ajoutez plusieurs stagiaires à partir d’un fichier CSV, sans ressaisir chaque inscription dans la session.

  Où la trouver ? Sessions → Ouvrir une session → Stagiaires.

• Nouveauté

  Automatiser l’envoi des évaluations formateurs

  Dès Certif

  Préparez l’envoi automatique des questionnaires aux formateurs après la session.

  Les questionnaires sont envoyés selon le délai défini dans votre espace.

  Où la trouver ? Paramètres des évaluations et suivi de la session.

L’import de stagiaires par fichier est disponible à partir de l’offre Pro.